В задачи архива входит:

- прием, учет и хранение документов законченных делопроизводством;

- информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

- организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3 года (ряд предприятий сократили этот срок до 2 лет и 1 года). После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, организовать архивное хранение документов или уничтожить.

Для определения сроков архивного хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Примерный состав ЭК: зам. директора, ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства, бухгалтерии или отдела кадров) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни министерств, например, финансов, здравоохранения и т.п.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать документы по листам, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае заменить их заверенными копиями.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 1г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа.

Документы, поступившие из вышестоящих органов (инструкции, методики, правила, решения и т.п.), хранятся на предприятии до истечения их актуальности или замены новыми.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трех летним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004г.

К документам, передаваемым в архивное хранение, относятся:

- устав, учредительный договор, решение о создании общества;

- свидетельство о государственной регистрации;

- документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

- положение о филиалах или представительствах общества;

- годовые финансовые отчеты;

- документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;

- протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);

- списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;

- акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;

- внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;

- документы по личному составу предприятия;

- другие документы по усмотрению общего собрания акционеров.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения (5 лет) истек.

Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 л., руководителей предприятия — постоянно.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:
— документы, предназначенные для архивного хранения;
— документы, подлежащие уничтожению;
— документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Документы, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
— документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
— произвести нумерацию листов документа в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
— подшить в конце документа заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
— на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел (листы внутренней описи нумеруются отдельно), если они не были составлены ранее, и подшить его в четыре прокола;

- дополнительно указать на обложке документа количество листов согласно заверительному листу, срок хранения документа, уточнить заголовок и крайние даты документа.

Документы временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна.

Все документы, подготовленные на архивное хранение, делятся на две большие группы:
— документы по основной (производственной) деятельности;
— документы по личному составу предприятия.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).
Опись составляется, как правило, на документы одного года, причем документы располагаются в ней по степени важности, например:
— в опись № 1 документы заносятся в следующей последовательности: устав; протоколы общих собраний, заседаний Совета директоров; приказы по основной деятельности; перспективные, годовые планы; отчеты и т.д.;
— в описи по личному составу документы располагаются в следующем порядке: книга учетов сотрудников (если она ведется); приказы по л/с; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработанной плате; невостребованные трудовые книжки.

Допускается вносить в опись документы за несколько лет. В этом случае документы в описи разбиваются по годам и опись состоит из годовых разделов, в которых документы располагаются по степени важности.

В конце каждой описи указываются цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего документа.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: «Переписка за 1995 — 1997 гг. — 3 документа».

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и подтверждаются руководителями предприятия.
Передача документов в архивное хранение

Прием-передача дел в архивное хранение документов производится работником службы делопроизводства (секретарем-референтом) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого документа делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи.

Вместе с документами на архивное хранение предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.

Только после передачи документов на архивное хранение предприятию разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин типа «Shreder» не менее чем двумя работниками предприятия.

Документы постоянного хранения и по личному составу коммерческих предприятий могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.

Место архивного хранения документов должно быть известно и доступно всем работникам и акционерам коммерческого предприятия. Об адресе и телефоне архива сообщается на общем собрании работников организации и информация об архиве вывешивается на стенде предприятия.
Прекращение архивного хранения документов

В случае ликвидации коммерческой организации при отсутствии правопреемников документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда РФ, поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Прием документов при ликвидации коммерческих организаций осуществляется учреждением Федеральной архивной службы России по завершении деятельности ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего).

По решению Московской регистрационной палаты предприятие получает разрешение на ликвидацию только после передачи документов на архивное хранение.

Документы постоянного хранения и по личному составу, отнесенные к составу Архивного фонда РФ, подлежат передаче в государственные и муниципальные архивы только после проведения экспертизы их ценности в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией (ликвидационной комиссией, конкурсным управляющим) государственному или муниципальному архиву необходимых средств на их обработку.

По завершении экспертизы документы, отобранные для уничтожения, включаются в акт и по согласованию с ликвидационной комиссией уничтожаются.

В соответствии со статьей 21 «Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, должностные лица, отвечающие за сохранность архивных документов, несут уголовную, административную или иную установленную законодательством РФ ответственность .